Krajowy System e-Faktur (KSeF) 2026 – obowiązek dla spółek z o.o.

Od 2026 roku wszystkie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością będą zobowiązane do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). To fundamentalna zmiana w zakresie fakturowania i zarządzania dokumentacją, szczególnie istotna dla spółek z o.o., które prowadzą pełną księgowość i podlegają restrykcyjnym obowiązkom podatkowym oraz formalnym.

Ten wpis może Cię zainteresować - Przejście z JDG na spółkę z o.o.

Harmonogram wdrożenia KSeF – kluczowe daty dla spółek z o.o.

• 1 lutego 2026 r. – obowiązek dla spółek, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł
• 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych spółek z o.o., niezależnie od wielkości
• 1 stycznia 2027 r. – obowiązek dla firm z bardzo niskim obrotem, które nie wystawiają standardowych faktur

Dla większości spółek z o.o. oznacza to konieczność wdrożenia nowych procedur już w pierwszej połowie 2026 roku.

KSeF a księgowość spółki z o.o. – co się zmieni?

Wprowadzenie obowiązkowego fakturowania przez KSeF oznacza konieczność integracji systemu z oprogramowaniem finansowo-księgowym oraz zmian w obiegu dokumentów. Dla spółek z o.o. oznacza to:

• aktualizację systemów księgowych i ERP
• wdrożenie cyfrowych procedur obiegu faktur
• uporządkowanie odpowiedzialności w zakresie wystawiania dokumentów
• przeszkolenie zespołów księgowych i administracyjnych

W przypadku spółek korzystających z biur rachunkowych, warto upewnić się, że biuro również posiada techniczne i proceduralne przygotowanie do obsługi KSeF.

Ryzyka nieprzygotowania – odpowiedzialność zarządu

Spółka z o.o. jest zobowiązana do przestrzegania przepisów podatkowych i księgowych – ich niedopełnienie może skutkować odpowiedzialnością członków zarządu. Brak wdrożenia KSeF lub błędne wystawianie faktur mogą prowadzić do:

• opóźnień w płatnościach i zakłóceń w relacjach z kontrahentami,
• błędów w ewidencji księgowej,
• negatywnych konsekwencji podatkowych i kar administracyjnych.

Jak przygotować spółkę z o.o. do wdrożenia KSeF?

Przed wdrożeniem obowiązkowego KSeF spółka powinna wykonać następujące kroki:

1. Zweryfikuj status spółki – czy podlega pod obowiązek od lutego czy kwietnia 2026
2. Skonsultuj się z biurem rachunkowym – zapytaj o przygotowanie do KSeF i procedury obsługi
3. Upewnij się, że Twój system księgowy/ERP jest zgodny z KSeF
4. Przygotuj polityki wewnętrzne – przypisz odpowiedzialność i zaktualizuj instrukcje obiegu dokumentów
5. Przeszkol pracowników – zarówno księgowych, jak i pracowników administracyjnych

Potrzebujesz pomocy w księgowości Twojej spółki z o.o.? Skontaktuj się z nami – oferujemy wsparcie księgowe, dostosowane do specyfiki działalności spółek kapitałowych.

Ten wpis może Cię zainteresować - Aktualizacja danych spółki w KRS