Terminowe opłacanie podatków i składek ZUS to podstawowy obowiązek każdej firmy. Brak zapłaty może prowadzić nie tylko do naliczenia odsetek, ale także do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych. W praktyce pojawia się pytanie – kto ponosi odpowiedzialność, gdy przedsiębiorstwo nie wywiąże się z tych zobowiązań? Czy odpowiada za to księgowa, członkowie zarządu, czy sam podatnik?

Odpowiedzialność spółki jako podatnika

W pierwszej kolejności za nieopłacone podatki i składki odpowiada sama spółka. To ona jest podatnikiem i płatnikiem składek, a więc podmiotem zobowiązanym do regulowania należności wobec urzędu skarbowego i ZUS. Odpowiedzialność ta jest niezależna od tego, kto faktycznie prowadzi księgowość czy zajmuje się rozliczeniami. Jeśli spółka nie płaci, organ podatkowy lub ZUS może wszcząć egzekucję z majątku firmy.

Ten wpis może Cię zainteresować - KSeF obowiązkowy dla spółek

Członkowie zarządu – osobista odpowiedzialność

Jeżeli egzekucja wobec spółki okaże się bezskuteczna, odpowiedzialność może przejść na członków zarządu. Organy mogą domagać się od nich pokrycia zaległości z własnego majątku. Dzieje się tak, gdy:

• członkowie zarządu nie zgłosili wniosku o upadłość w odpowiednim terminie,
• nie wskazali mienia spółki, z którego możliwe byłoby prowadzenie skutecznej egzekucji,
• nie udowodnili, że dołożyli należytej staranności przy zarządzaniu finansami firmy.

Odpowiedzialność ta ma charakter solidarny, co oznacza, że każdy członek zarządu może zostać pociągnięty do zapłaty całości długu.

Czy księgowa odpowiada za długi podatkowe i składkowe?

Wiele osób zadaje pytanie, czy księgowa lub biuro rachunkowe ponosi odpowiedzialność za nieopłacone zobowiązania firmy. Odpowiedź jest jasna – formalnie odpowiada podatnik, czyli spółka. Księgowa może ponosić odpowiedzialność jedynie wtedy, gdy jej działania miały charakter przestępstwa skarbowego (np. świadome fałszowanie dokumentów). W zwykłych sytuacjach, nawet jeśli dojdzie do błędu w rozliczeniach, odpowiedzialność finansowa spoczywa na spółce i ewentualnie zarządzie.

Wspólnicy i akcjonariusze

W przypadku spółek kapitałowych, takich jak spółka z o.o. czy prosta spółka akcyjna, wspólnicy i akcjonariusze co do zasady nie odpowiadają własnym majątkiem za długi podatkowe i składkowe. Ich ryzyko ogranicza się do wniesionych wkładów. Wyjątkiem są sytuacje, gdy wspólnik pełni jednocześnie funkcję członka zarządu.

Jak ograniczyć ryzyko odpowiedzialności?

Aby zminimalizować ryzyko przeniesienia odpowiedzialności na członków zarządu, warto:

• regularnie monitorować sytuację finansową spółki i terminowo regulować zobowiązania,
• w razie problemów płynnościowych – rozważyć wniosek o restrukturyzację lub upadłość we właściwym czasie,
• dokumentować decyzje zarządu i staranność w podejmowaniu działań,
• współpracować z rzetelnym biurem rachunkowym, które zapewnia prawidłowe rozliczenia i bieżące doradztwo.

Ten wpis może Cię zainteresować - Przejście z JDG na spółkę z o.o.